Cuando hablamos del coste de una solución ERP hay que tener bien claro dos conceptos, el coste de implantación y el coste total de propiedad. El coste de implantación comprende todos los gastos, inversiones o tiempo dedicado por parte de personal desde el momento en que se reconoce la necesidad de implantar o renovar el ERP hasta el momento en que la solución está en funcionamiento. El coste total de propiedad, recoge un periodo más amplio que inlcuye toda la vida la util del sistema, incluyendo los gastos necesarios para su mantenimiento, actualización y ampliación.
Básicamente tienen dos tipos de costes: humanos y materiales. Por materiales entendemos cualquier tipo de desembolso económico; por humanos entendemos el tiempo que tiene que dedicar el personal de la empresa y que generalmente suele «robarse» a otro tipo de actividades. Los costes materiales pueden ser desglosados en los siguientes:
Licencias de software: Aunque existen paquetes de software de código que abierto, en los que solamente es necesario pagar una cuota de suscripción para recibir servicios de soporte, este tipo de fórmulas es todavía muy limitada. Generalmente los costes de las licencias vienen a suponer entre un 15 y 30% del coste de un proyecto de implantación de un ERP. Generalmente los paquetes con una funcionalidad similar tienden a tener un precio parecido.
Costes de Infraestructura: El hardware, las redes, los costes de comunicación y todo el equipamiento necesario para que el sistema pueda funcionar se incluyen en este apartado. También comprende los servidores donde se aloja la aplicación principal, hasta los costes de la conexión a Internet, pasando por la parte proporcional de los costes de cada terminal desde los que se accede al sistema. Las distintas arquitecturas de cada aplicación ofrecen por tanto unos costes y unas funcionalidades distintas, cada empresa deberá de escoger la que mejor se adapte a sus necesidades.
Coste de mantenimiento: Todos los gastos imputables a la compra de productos o a servicios tanto internos como externos que tengan como objetivo mantener la operatividad del sistema una vez que se este ha sido desplegado. Aunque este coste suele rara vez considerado en el momento de la compra de un nuevo ERP, a largo plazo puede suponer más del 30% del coste total de propiedad. Por tanto el optar por una solución que a priori exige un desembolso menor, puede acabar facilmente siendo la opción más cara.
Costes de actualización y ampliación: Los cambios en la tecnología, las operaciones de la empresa y demás acontecimientos impredecibles obligan muchas veces a actualizar o modificar el sistema con el fin de adaptarlo a las nuevas circunstancias. Dado el caracter de estos acontecimientos, resulta muy interesante optar por una solución fléxible que permita realizar modificaciones de manera sencilla y agil, minimizando la necesidad de desarrollos a medida, que suelen ser a la postre los que más problemas generan.
Costes de formación: Servicios y materiales necesarios para formar al personal de la empresa en el uso del sistema. Generalmente este apartado sólo se da en el momento de la implantación del sistema y a la entrada de nuevos empleados, lo aconsejable es que estas prácticas se lleven a cabo de manera continuada.
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