La implantación de un ERP es un proyecto crucial para cualquier empresa que requiere de la colaboración de todos los departamentos implicados. Tras detectar la necesidad, todas las empresas suelen pasar por una serie de fases.
Tabla de contenido
1. Análisis de las necesidades de la empresa
Durante este fase se tiene que recopilar información sobre las carencias que deseamos cubrir y posibles puntos de mejora que ha de cubrir la solución. Este fase puede llevarse a cabo de manera interna o contando con la ayuda de una consultora especializada en este tipo de procesos. En cualquier caso, todas las voces relevantes dentro de la empresa, que conozcan en detalle los distintos procesos de gestión han de ser escuchadas. Con esto además evitaremos la natural resistencia al cambio que se da en muchas organizaciones.
La cantidad de esfuerzo y dedicación que invirtamos en esta fase inicial será crucial para que al final podamos contar con una solución eficaz y que permita a la empresa desarrollar todo el potencial de su modelo de negocio. Una vez terminada esta fase deberíamos de contar con un documento denominado como Toma de Requerimientos o RFP (Request for proposal), que recogerá todos los requisitos funcionales y técnicos que se exigen a la nueva solución. También es interesante incluir una estimación sobre las fases y duración del proyecto de implantación.
2. Selección de producto e implantadora
En esta fase habrá que ponerse en contacto con los distintos proveedores preseleccionados para hacerles llegar el documento de toma de Requerimientos. Esta fase incluye reuniones de presentación, demos de producto y negociaciones. Esta fase suele alargarse varios meses ya que es un decisión crucial que implica a mucha y que es muy difícil de rectificar. Al igual que en la fase anterior se puede hacer de manera interna o se puede contratar la ayuda de un tercero que facilite la gestión del proceso.
Generalmente cada consultora asocia su propuesta de implantación a un producto. Lo más frecuente es elegir a una consultora por producto, aunque si hay una especial predileción hacia la funcionalidad de un determinado producto
3. Fase de diseño
En esta fase se profundiza en las necesidades de cada empresa, más allá del documento de toma de requerimientos. En esta fase se realiza un análisis funcional completo de la solución a implementar. También es necesario configurar los requisitos técnicos: servidores, redes y equipos que se serán necesarios para dotar al sistema de un funcionamiento aceptable. Para un correcta marcha del proyecto es imprescindible que todas estas cuestiones sean reflejadas por escrito y aceptadas formalmente por ambas partes.
En esta fase también ha de estar perfectamente establecido cual será el Plan del Proyecto, detallando cada una de las fases, tareas y documentos entregables, así como las fechas previstas para cada una de ellas. Los equipos también han de estar configurados.
Una vez acometidas todas estas tareas se puede proceder con el lanzamiento del proyecto.
4. Fase de prototipo
En esta fase se realiza una instalación plana del ERP y sobre ella se comienza a parametrizar el prototipo que más tarde se convertirá en la solución. También se han desarrollar todas las interfaces con terceras aplicaciones así como los desarrollos adicionales que hayan sido especificados en fases anteriores. Paralelamente se debe de ir desarrollando toda la documentación del sistema, lo que reducirá la carga de proyecto al final del trabajo.
Es importante también comunicar más detalles de la solución a todos los agentes de la empresa implicados en el proyecto. Facilitando así la gestión del cambio.
Una vez que se ha procedido con todo esto, se han de realizar las pruebas unitarias. Que consisten en probar por separado cada uno de los componentes de la solución para pode depurar su funcionamiento. La empresa ha de mostrar su conformidad con las pruebas realizadas.
6. Fase de aprobación
Cuando el prototipo ha sido aprobado por el cliente se procede a realizar la carga de datos, que permitirá realizar una integración de los distintos componentes trabajando con datos reales, lo que facilitará las posteriores pruebas integradas.
Una vez realizadas las pruebas de integración será necesario preparar el entorno de producción o lo que será la solución definitiva a implantar en la empresa. Para ello hay que realizar un proceso de migración de datos en el que se extraerán los datos del anterior sistema, sometiéndolos a un proceso de depuración y validación para garantizar su integridad y consistencia.
Es conveniente comenzar en este fase con la formación a los principales usuarios ya que esto permite acortar el tiempo de adopción de la solución por parte de los usuarios finales.
7. Fase de Arranque
En esta fase se debe de terminar con la preparación del entorno de producción y continuar con la formación a usuarios. Se debe disponer de un plan que permita abordar las posibles contingencias tras el arranque. Con todo esto se puede proceder al arranque.
Es recomendable también que haya un buen soporte post-arranque, dado que este es el periodo en el más incidencias surgen. Este sorporte ha de ser constante y con un alto nivel de servicio, al menos hasta que el sistema se encuentre «estabilizado».
8. Explotación y ampliación
Una vez que el sistema se ha estabilizado y el nivel de incidencias tiende a disminuir. Este es el momento adecuado para hacer un balance sobre el proyecto, medir resultados, ROI y valorar en que medida se han cumplido nuestras expectativas.
Por otro lado cabe señalar que las empresas son entes vivos, que no permanecen estáticos y no son ajenas a los cambios tantos internos como externos. Los sistemas de gestión han de ser capaces de reflejar esos cambios y no convertirse en un obstáculo en el desarrolo de la empresa. Por eso es frecuente que con el tiempo vayan surgiendo las necesidades de nuevos desarrollos y adaptaciones que den respuesta a esa evolución de la empresa.
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